Twee tenderwerelden: kleine vs. grote aanbestedingen
5 maart 2025
Succes bij aanbestedingen vraagt om verschillende benaderingen. Ontdek hoe NLtender het tenderproces aanpast aan jouw specifieke projectomvang – van beknopte onderhoudscontracten tot grootschalige snelwegaanleg met complexe teams van 50+ specialisten.
De kunst van het aanpassen van je aanbestedingsstrategie
Niet elke aanbesteding is gelijk, en dat vraagt om een flexibele aanpak in je tenderproces. Of het nu gaat om een onderhoudscontract voor een pand of de aanleg van een complete snelweg – beide vereisen heldere, overtuigende aanbiedingen, maar de weg daarnaartoe verschilt aanzienlijk. In dit artikel belichten we hoe professionele tenderondersteuning het proces aanpast aan de schaal en complexiteit van verschillende projecten.Wil je weten welke aanbestedingsstrategie het beste past bij jouw specifieke situatie? Plan een vrijblijvend strategiegesprek en ontdek het verschil dat de juiste tenderaanpak kan maken.
De gemeenschappelijke basis: De essentiële tendersessie
Elk succesvol aanbestedingstraject begint bij NLtender met een grondige essentiesessie. Hierin stellen we samen met het tenderteam de 11 belangrijkste tender-inzichten vast door diep te graven in:
- De markt en het product binnen de aanbestedingssector
- De vraag en de pijn van de aanbestedende dienst
- De ambities van verschillende stakeholders bij de opdrachtgever
- De vraag achter de formele aanbestedingsvraag
- Interne sterktes: wat maakt jullie inschrijving uniek en relevant
- De werkelijke waarde die jullie leveren bij gunning
De uitkomsten vertalen we naar duidelijke spelregels voor alle informatie in de aanbesteding. Maar dan beginnen de tenderprocessen uiteen te lopen, afhankelijk van de complexiteit van de opdracht.
De compacte aanbesteding: Samen naar een winnende inschrijving
Bij een overzichtelijke aanbesteding, zoals het winnen van een onderhoudscontract, kunnen we direct met de specialisten aan de slag in een efficiënt tenderproces:
- Relevante inhoud ophalen bij vakexperts
- Deze vertalen naar strategisch gekozen plannen binnen de aanbesteding
- Deze plannen helder uitschrijven en professioneel vormgeven
- Het geheel indienen als één coherent en overtuigend tenderdocument
Het aanbestedingstraject blijft hier compact, direct en vaak met een relatief klein tenderteam te realiseren, zonder aan kwaliteit in te boeten.Heb je een overzichtelijke aanbesteding die een scherpe, doeltreffende aanpak vraagt? Neem contact op om te bespreken hoe onze tenderondersteuning kan zorgen voor een heldere, winnende aanbieding.
De complexe aanbesteding: Orkestreren van expertise in grootschalige tenderprocessen
Bij grootschalige aanbestedingsprojecten zoals het aanleggen van een snelweg ligt de focus in het begin vooral op het voorbereiden van de “eindsprint”. Deze complexe aanbestedingen worden vaak in grote teams aangepakt, met soms wel 30 tot 50 specialisten: ingenieurs, techneuten, projectmanagers en programmaleiders leveren allemaal hun eigen deel van de inschrijving.
Onze aanpak voor complexe aanbestedingsprojecten:
1. Voorbereiding en uniformiteit in het tenderproces
We ontwikkelen, voordat iedereen aan de slag gaat, grote kaarten in de juiste kleurstelling met de juiste stijlkenmerken waar iedereen binnen het tenderteam mee kan werken. Dit voorkomt dat we aan het eind tientallen kaartdelen handmatig op kleur moeten brengen – iedereen werkt vanuit dezelfde basis en wat we aangeleverd krijgen is direct op kleur en past binnen de totale inschrijving.
2. Continue begeleiding tijdens het aanbestedingstraject
Tijdens de looptijd sluiten we voortdurend aan bij alle verschillende groepen om tussentijds naar de teksten te kijken. Bij 200-300 pagina’s tekst in je aanbestedingsdocument wil je niet één grote redactiesessie aan het eind – dit zou te veel tijd kosten en het hele tenderproces vertragen. Door continu mee te kijken, redigeren we en sturen bij.
3. Efficiënte eindspurt bij de inschrijving
We organiseren een team dat klaar zit op locatie, aangestuurd door onze tender projectmanager, werkend op onze IT-infrastructuur. Zo kan iedereen direct aanschuiven als zijn deel van de aanbesteding wordt opgemaakt, direct feedback geven en akkoord geven op zijn bijdrage aan de inschrijving.
4. Geautomatiseerde opmaak van tenderdocumenten
We werken met tender-schrijfsjablonen die gescript zijn: wanneer teksten in deze template worden aangeleverd, verloopt de opmaak van het aanbestedingsdocument semi-automatisch. Bij het inladen staan alle teksten al in de juiste lettertypes en kleuren – de vormgever hoeft alleen nog maar de afwerking van de inschrijving te controleren.
5. Just-in-time illustraties voor aanbestedingsdocumenten
Voor figuren, tabellen en illustraties binnen de tender hebben we voortdurend vormgevers paraat. Wat vandaag wordt opgestuurd, komt morgen terug – mooi opgemaakt in de juiste stijl voor een professionele inschrijving.
Het verschil maken met tenderorganisatie en structuur
Bij grote aanbestedingen is er veel meer voorbereiding en organisatie nodig om ervoor te zorgen dat je samen goed start én samen goed landt. Zonder deze gestructureerde aanpak ontstaat chaos in het tenderproces en verlies je controle over de kwaliteit van het uiteindelijke aanbestedingsdocument.
Waarom een systematische benadering cruciaal is bij complexe aanbestedingen
Bij complexe aanbestedingsprojecten zien we vaak dat organisaties worstelen met:
- Inconsistente opmaak tussen verschillende onderdelen van de inschrijving
- Tijdgebrek in de laatste fase van het tenderproces
- Communicatieproblemen tussen verschillende expertteams
- Kwaliteitsverlies door haastwerk in de eindfase
- Onvoldoende afstemming tussen technische en commerciële delen
Onze gestructureerde aanpak voor tenderondersteuning lost deze problemen proactief op, waardoor het slagingspercentage aanzienlijk stijgt.
Praktijkvoorbeeld: Infrastructurele aanbesteding versus facilitair contract
Case 1: Complexe Infrastructurele Aanbesteding – SAAGA
Voor het SAAGA-project begeleidde NLtender Volker Infra gedurende meer dan een jaar. In de laatste fase werkte ons team op locatie in Amstelveen. Het project omvatte:
- Een Volker Infra team van 35+ specialisten
- Een NLtender team van 11 professionals, bestaande uit 8 vormgevers, 2 illustratoren, een grafisch ontwerper, een projectmanager en twee strategen/tekstschrijvers
- Intensieve on-site samenwerking gedurende de laatste 4 weken
Door onze gestructureerde procesaanpak werd deze complexe tender niet alleen op tijd ingediend, maar realiseerden we ook een document met maximale impact en overtuigingskracht.
Case 2: Facilitair Onderhoudscontract – Wits Utrecht
Voor Wits Utrecht begeleidde NLtender een aanbesteding voor een onderhoudscontract. Dit compacte project had:
- Een doorlooptijd van 6 weken
- Een kernteam van 4 personen: 1 strateeg/schrijver, 1 vormgever, 1 projectmanager
- Een focus op heldere communicatie en overtuigende presentatie
Hier lag de nadruk op het scherp krijgen van de onderscheidende propositie en het creëren van een coherent verhaal dat direct aansloot bij de wensen van de opdrachtgever.
Onze resultaten bij verschillende soorten aanbestedingen
In het afgelopen jaar heeft onze gedifferentieerde aanpak in tenderondersteuning geleid tot een slagingspercentage van 82% bij kleinere onderhoudscontracten en 50% bij complexe infrastructuurprojecten – beide ruim boven het branchegemiddelde voor deze aanbestedingscategorieën.Deze resultaten laten zien dat zowel bij kleine als grote tenders het doel hetzelfde is: een heldere, overtuigende aanbieding die prettig leest en de gunfactor heeft. Maar de weg ernaartoe vraagt om een aanpak op maat in het tenderproces – en dat is precies waar NLtender in excelleert.
Staat er een grote, complexe aanbesteding voor de deur waarbij je niets aan het toeval wilt overlaten? Vraag een gesprek aan over hoe onze gestructureerde projectaanpak je tenderteam kan helpen excelleren, ook onder hoge druk.
Veelgestelde vragen over tenderprocessen op maat
Hoe bepaal ik of mijn aanbesteding een complexe of eenvoudige aanpak nodig heeft?
De complexiteit wordt bepaald door factoren als teamgrootte (meer dan 10 specialisten duidt op een complex proces), omvang van het document (meer dan 100 pagina’s), aantal vereiste visualisaties, en de doorlooptijd. Tijdens een oriënterend gesprek kunnen we samen bepalen welke aanpak het beste past.
Kan een klein bedrijf ook meedoen aan complexe aanbestedingen?
Absoluut. Met de juiste tenderondersteuning kunnen ook kleinere organisaties succesvol zijn bij complexe aanbestedingen. Onze rol is dan vaak groter in het structureren van het proces en het invullen van capaciteit.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een aanbestedingstraject?
Dit varieert sterk per type aanbesteding. Voor kleine tot middelgrote aanbestedingen reken je gemiddeld 3-6 weken, voor complexe projecten 6-12 weken. Tijdig beginnen is cruciaal voor kwaliteit in het tenderproces.
Hoe verhogen jullie specifiek de winkans bij aanbestedingen?
We verhogen de winkans door een combinatie van factoren: strategische positionering, heldere communicatie, professionele vormgeving, en een naadloos proces zonder lastminute stress. Bij elke evaluatie scoren onze tenders consistent hoog op helderheid en overtuigingskracht.
Laat je tenderproces begeleiden door experts
Of je nu een eenvoudige of complexe aanbesteding voor de boeg hebt, de juiste tenderondersteuning maakt het verschil tussen winnen en verliezen. NLtender past het proces aan jouw specifieke situatie aan, zodat je een optimale inschrijving realiseert – efficiënt, effectief en met maximale kans op succes.Plan vandaag nog een kennismakingsgesprek of bel direct voor meer informatie: 010-4221198
Dit artikel is geschreven door Frans van Noort, mede-eigenaar van NLtender en expert op het gebied van aanbestedingsstrategieën en tenderprocessen. Met meer dan 27 jaar ervaring begrijpt hij als geen ander hoe verschillende aanbestedingstypen om verschillende benaderingen vragen.